Доначисление отпускных 6 ндфл.

Обязано ли предприятие сдавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев в указанной ситуации? Какие строки должны корректироваться?

Предоставление отпуска работнику. Отпускные отражены в отчете по форме 6-НДФЛ. Уточненный расчет за 9 месяцев. Как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов?

Вопрос: Работнику предоставлен отпуск с 09.09.2017 по 16.10.2017; 31.08.2017 начислены и выплачены отпускные в сумме 54185,96 рублей, перечислен НДФЛ в сумме 7044 рублей 31.08.2017 г. Отпускные отражены в отчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев следующим образом. Стр.020 54185,96 Стр.040 7044 Стр.070 7044 Стр.100 31.08.2017 Стр.110 31.08.2017 Стр.120 31.08.2017 Стр. 130 54185,96 Стр.140 7044. С 10.10.2017 г. работника отзывают из отпуска, при расчете зарплаты за октябрь сторнируются начисленные и выплаченные отпускные в августе в сумме 9981,62 рублей (за семь дней), по заявлению работника предприятие возвращает НДФЛ в сумме 1298 рублей. Обязано ли предприятие сдавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев в указанной ситуации? Какие строки должны корректироваться?

Ответ: Да, уточненный расчет за 9 месяцев нужно подать. В разделе 1 и 2 уточненного расчета отразите правильную сумму отпускных с учетом пересчета.

Уменьшение дохода в виде отпускных за неиспользованные дни отпуска и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно.

Отпускные были выплачены сотруднику в августе, поэтому в уточненном расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев покажите пересчитанную сумму отпускных.

В расчете отразите сразу правильную сумму отпускных (с учетом пересчета) по строке 020, сумму исчисленного налога по строке 040 и удержанного налога по строке 070.

Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента.

В разделе 2 отпускные отразите так:

Строка 100 - дата выплаты отпускных;
- строка 110 - та же дата, что и по строке 100;
- строка 120 - последнее число месяца, в котором выплачивали отпускные;
- строка 130 - сумма пересчитанных отпускных;
- строка 140 - сумма удержанного налога (с учетом пересчета) .

Какие налоги и взносы пересчитать, если сотрудника отозвали из отпуска в месяце, следующем за месяцем начала отпуска (в рамках одного календарного года).

Организация применяет общую систему налогообложения

Если сотрудника отозвали из отпуска в месяце, следующем за тем, в котором отпуск начался, из-за перерасчета отпускных может измениться сумма:

взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

налога на прибыль.

Это связано с тем, что по переходящему отпуску НДФЛ, страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют (удерживают) в месяце начала отпуска.

Итак, при выплате отпускных (в т. ч. и за неиспользованные дни отпуска) с них удержали и перечислили в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ к уплате в бюджет по итогам того месяца, когда сотрудника отозвали из отпуска, рассчитайте с зачетом налога, удержанного с отпускных за неиспользованные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов и статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть перечисляйте в бюджет разницу между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.

Зарплату сотрудника за месяц, когда он вынужденно вернулся из отпуска, начислите за фактически отработанное время (в т. ч. и за дни, когда он работал вместо отпуска). Выдайте ее за вычетом излишне начисленных отпускных. А вот в форме 2-НДФЛ эту зарплату отразите в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование пересчитайте в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска. Уточненные расчеты не сдавайте. Это связано с тем, что обстоятельство, вызвавшее необходимость пересчета, возникло в месяце отзыва сотрудника из отпуска, а не в прошлых периодах. Поэтому пересчитывать взносы, а следовательно, и подавать уточненные расчеты за предыдущие периоды не нужно. Такой порядок следует из статей и Налогового кодекса РФ.

В отношении налога на прибыль при отзыве сотрудника из отпуска может возникнуть только недоимка. Пересчитать налог на прибыль придется:

при методе начисления - из-за изменения суммы начисленных отпускных и страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце;

при кассовом методе - из-за изменения суммы выплаченных отпускных и перечисленных в бюджет страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце.

При этом уточненную декларацию не сдавайте. Ведь корректировка налога на прибыль в связи с досрочным отзывом сотрудника из отпуска - не исправление ошибки. Это новое обстоятельство, из-за которого в текущем периоде возник доход. Излишне начисленные страховые взносы включите во внереализационные доходы в периоде перерасчета.

Правильность данного подхода подтверждают Минфин России в письме от 23 января 2014 № 03-03-10/2274 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2014 № ГД-4-3/2216), Президиум ВАС РФ в постановлении от 17 января 2012 № 10077/11 .

Пример пересчета налогов и взносов в связи с отзывом сотрудника из отпуска в организации, не являющейся малым предприятием

ООО «Альфа» применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Отчетные периоды по налогу на прибыль - I квартал, полугодие, девять месяцев. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам.

Секретарю «Альфы» Е.В. Ивановой предоставлен очередной отпуск с 22 июля по 18 августа. Ее оклад - 25 000 руб.

В июле 21 рабочий день. За проработанное в июле время (14 рабочих дней - с 1 по 21 июля) сотруднице начислили зарплату:
25 000 руб. : 21 дн. х 14 дн. = 16 666,67 руб.

Сумма отпускных, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка (850 руб./дн.), составила 23 800 руб. (8500 руб. - за 10 дней отпуска в июле, 15 300 руб. - за 18 дней отпуска в августе).

Сумма отпускных и зарплаты за июль (16 666,67 руб. + 8500 руб. = 25 166,67 руб.) вошла в налоговую базу по НДФЛ за июль. Сумма отпускных за август (15 300 руб.) - в налоговую базу августа.

Однако НДФЛ с отпускных организация удержала при их выплате (подп. 1 п. 1 ст. 223 , п. 4 ст. 226 НК РФ), то есть в июле. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.

Все отпускные (в т. ч. и по переходящему отпуску) списываются в бухучете за счет созданного оценочного обязательства. В июле бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Дебет 26 Кредит 70
- 16 666,67 руб. начислена зарплата за июль;

- 8500 руб. - начислены отпускные за июль;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
- 15 300 руб. - начислены отпускные за август;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
- 3666,67 руб. (16 666,67 руб. х 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии за июль (в части зарплаты);

- 1870 руб. (8500 руб. х 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии за июль (в части отпускных за июль);

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
- 483,33 руб. (16 666,67 руб. х 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование за июль (в части зарплаты);

- 246,50 руб. (8500 руб. х 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование за июль (в части отпускных за июль);

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
- 850 руб. (16 666,67 руб. х 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование за июль (в части зарплаты);

- 433,50 руб. (8500 руб. х 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование за июль (в части отпускных за июль);

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 33,33 руб. (16 666,67 руб. х 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за июль (в части зарплаты);

- 17 руб. (8500 руб. х 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за июль (в части отпускных за июль);

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
- 3366 руб. (15 300 руб. х 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
- 443,70 руб. (15 300 руб. х 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
- 780,30 руб. (15 300 руб. х 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 30,60 руб. (15 300 руб. х 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных за август;

- 5261 руб. ((25 166,67 руб. + 15 300 руб.) х 13%) - удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
- 35 205,67 руб. (25 166,67 руб. + 15 300 руб. - 5261 руб.) - перечислены на карту сотрудницы отпускные и зарплата за июль перед уходом в отпуск.

В августе бухгалтер пересчитал отпускные и налоги, которые были начислены за семь дней отпуска, не использованного в августе:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
- 5950 руб. (850 руб./дн. х 7 дн.) - сторнированы излишне начисленные отпускные за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
- 1309 руб. (5950 руб. х 22%) - сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
- 172,55 руб. (5950 руб. х 2,9%) - сторнированы излишне начисленные взносы на социальное страхование с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
- 303,45 руб. (5950 руб. х 5,1%) - сторнированы излишне начисленные взносы на медицинское страхование с отпускных за август;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 11,90 руб. (5950 руб. х 0,2%) - сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных за август;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 774 руб. (5950 руб. х 13%) - сторнирован излишне удержанный НДФЛ.

На сумму излишне начисленных отпускных бухгалтер «Альфы» уменьшил налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам за август.

В налоговом учете резерв на оплату отпусков не создается. Начисление и перерасчет отпускных произошли в рамках одного отчетного периода по налогу на прибыль. Поэтому уточненную декларацию сдавать не нужно. При исчислении налоговой базы за девять месяцев бухгалтер включит в состав расходов, в частности:

зарплату и отпускные за июль, а также начисленные с них взносы - 32 767 руб. (25 166,67 руб. + 5536,67 руб. + 729,83 руб. + 1283,50 руб. + 50,33 руб.);

пересчитанные отпускные за август, а также начисленные с них взносы - 12 173,70 руб. (15 300 руб. + 3366 руб. + 443,70 руб. + 780,30 руб. + 30,60 руб. - 5950 руб. - 1309 руб. - 172,55 руб. - 303,45 руб. - 11,90 руб.).

Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ

Пример, как отразить в 6-НДФЛ отпускные, если сотрудника отозвали на работу

Бухгалтеру организации А.С. Глебовой предоставили основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней - с 23 июля по 19 августа. 6 августа сотрудницу отозвали из отпуска. Догуляла отпуск Глебова с 20 сентября по 3 октября.

До того, как отозвали из отпуска

Средний дневной заработок для расчета отпускных - 850 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.

Глебовой начислили отпускные за период с 23 июля по 19 августа в сумме:
850 руб./дн. х 28 дн. = 23 800 руб.

НДФЛ с отпускных:
23 800 руб. х 13% = 3094 руб.

После того, как отозвали из отпуска

Средний дневной заработок для расчета отпускных - 860 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.

Бухгалтер пересчитал старые отпускные и начислил новые.

Отпускные: 850 руб./дн. х 14 дн. = 11 900 руб.

НДФЛ с отпускных: 1547 руб. (11 900 руб. х 13%).

К выплате: 11 900 руб. - 1547 руб. = 10 353 руб.

Отпускные: 860 руб./дн. х 14 дн. = 12 040 руб.

НДФЛ с отпускных: 12 040 руб. х 13% = 1565 руб.

К выплате: 12 040 руб. - 1565 руб. = 10 475 руб.

15 сентября Глебовой выплатили отпускные - 122 руб. (10 475 руб. - 10 353 руб.). Она получила разницу, так как в июле ей выплатили лишнюю сумму - 10 353 руб. (11 900 руб. - 1547 руб.).

С учетом переплаты по НДФЛ из-за пересчета отпускных 2 октября с отпускных Глебовой организация перечисляет в бюджет налог - 18 руб. (1565 руб. - 1547 руб.).

6-НДФЛ бухгалтер заполнил по суммам, которые рассчитал после отзыва сотрудницы из отпуска.

По отпускным в июле:

По отпускным в сентябре:

Как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов

Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном - зависит от того, когда обнаружили ошибку. Если налоговая инспекция потребует пояснить, почему уплаченный НДФЛ меньше удержанного, подготовьте пояснение .

Ошибку допустили и исправили в одном и том же квартале. Расчет 6-НДФЛ сдают по окончании квартала. Поэтому если в том же квартале ошиблись, то в отчете укажите суммы доходов и НДФЛ уже пересчитанные, правильные. Особым образом отражать корректировку не нужно. Такого требования нет в Порядке , утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 . В учете ошибку поправьте в том месяце, когда ее допустили. В разделе 1 отразите сумму дохода уже с учетом перерасчета (письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9248).

Ошибку обнаружили после закрытия отчетного квартала . В этом случае придется составить уточненные расчеты за все кварталы, по которым вы уже отчитались до того, как обнаружили ошибку (письма ФНС России от 21 июля 2017 № БС-4-11/14329, от 15 декабря 2016 № БС-4-11/24062). Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ за девять месяцев. В этом случае подайте уточненные расчеты за I квартал, полугодие и девять месяцев.

В бухучете излишне начисленный доход и излишне удержанную сумму НДФЛ сторнируйте в том месяце, когда исправили ошибку.

Пример, как заполнить 6-НДФЛ, если организация уменьшила в учете ошибочно начисленный доход

Бухгалтер организации «Альфа» 16 января 2017 года выплатил Кондратьеву А.С. отпускные в сумме 2000 руб. В этот же день бухгалтер удержал НДФЛ в размере 260 руб. (2000 руб. х 13%). Сумма налога с отпускных перечислена в бюджет 31 января 2017 года.

10 марта 2017 года бухгалтер обнаружил, что Кондратьеву была начислена лишняя сумма отпускных. По расчету Кондратьеву полагается не 2000 руб., а только 1200 руб. А НДФЛ, который нужно удержать из этой суммы, - 156 руб. (1200 руб. х 13%). Бухгалтер уведомил Кондратьева об ошибке. Сотрудник согласился, и излишне выплаченную сумму отпускных удержали из его зарплаты за март.

Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.

В учете организации сделаны следующие записи:

В январе:

Дебет 20 Кредит 70
- 2000 руб. - начислены отпускные Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 260 руб. - удержан НДФЛ из отпускных;

Дебет 70 Кредит 50
- 1740 руб. - выданы отпускные из кассы;

- 260 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет.

Дебет 20 Кредит 70
- 800 руб. (2000 руб. - 1200 руб.) - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 104 руб. (800 руб. ? 13%) - сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
- 696 руб. - излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;

Дебет 20 Кредит 70
- 20 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за март;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 2600 руб. - удержан НДФЛ из зарплаты за март;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
- 696 руб. - удержаны излишне выплаченные отпускные (по заявлению Кондратьева).

Зарплата за март выдана в апреле 2017 года. В учете сделаны записи:

Дебет 70 Кредит 50
- 16 704 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. - 696 руб.) - выдана зарплата Кондратьеву с учетом удержаний;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 2496 руб. (2600 руб. - 104 руб.) - перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за март за вычетом излишне перечисленной суммы НДФЛ с отпускных.

Заполняя форму 6-НДФЛ за I квартал, бухгалтер отразил данные по отпускным Кондратьева в январе:

В разделе 1 по строкам:

020 «Сумма начисленного дохода» 1200 руб.;

040 «Сумма исчисленного налога» 156 руб. (1200 руб. ? 13%);

070 «Сумма удержанного налога» 156 руб.

В разделе 2 по строкам:

100 «Дата фактического получения дохода» 16.01.2017;

110 «Дата удержания налога» 16.01 2017;

120 «Срок перечисления налога» 31.01.2017;

130 «Сумма фактического полученного дохода» 1200 руб.;

140 «Сумма удержанного налога» 156 руб.

Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента. Поэтому, перечисляя НДФЛ за март, бухгалтер учел переплату января.

100 примеров заполнения формы 6-НДФЛ

Компания вызвала работника из отпуска

Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.

В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.

В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.

Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.

На примере

Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. х 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.: 14 дн. х 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. х 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 - 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.

Как заполнить отпускные, если сотрудник использовал только половину дней отдыха

На примерах — как корректно отразить суммы отпускных в расчете в разных ситуациях.

Важные тонкости выплаты отпускных

Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.

Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.

Правило 1 . Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.

Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.

Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.

Правило 4 . Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.

Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).

Пример 1. Отпускные выплачены в последний месяц квартала, последний день месяца — выходной

Работнику отпускные выплачены 25.06.2018 года. Крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018 года (поскольку последний день месяца квартала пришелся на выходной).

В Расчете 6-НДФЛ за полугодие операция будет отражаться по строкам 020, 040 и 070 раздела 1. В разделе 2 операция за полугодие не отражается, она войдет в Расчет за 9 месяцев, где нужно будет указать:

— по строке 100 и 110 — 25.06.2018;

— по строке 120 — 02.07.2018;

— по строкам 130 и 140 — суммы дохода и НДФЛ с отпускных.

Повторно в разделе 1 за 9 месяцев отпускные за июнь не указываются.

Правило 6 . Каждая выплата отпускных отражается отдельным блоком в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ, если даты выплаты разные.

В таблице 1 приведем общую схему отражения отпускных в ситуации, когда дата их выплаты и крайний срок перечисления налога приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды (отражаются, не отражаются -).

Расчет 6-НДФЛ за период:	Раздел 1	Раздел 2
За 1 квартал 2018 года
За полугодие 2018 года
За полугодие 2018 года
За 9 месяцев 2018 года
За 9 месяцев 2018 года
За налоговый период 2018
Дата выплаты — декабрь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 9 января 2019 (проект постановления Правительства РФ, стадия обсуждения)
За налоговый период 2018
За 1 квартал 2019 года

Корректировка отпускных

Алгоритм действий при корректировке сумм в Расчете 6-НДФЛ зависит от того, требуется ли доплатить отпускные или наоборот, уменьшить их сумму. Приведем порядок действий ниже.

Операция: Доплата отпускных, то есть выплата основной части произошла в одном квартале, а доплата производится в следующем квартале.

Как отражаем в Расчете 6-НДФЛ:

Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)	Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)
— по строке 020 — итоговую сумму отпускных с учетом доплаты	— по строкам 100 и 110 соответственно — даты фактического получения дохода (доплаты) и удержания НДФЛ с суммы доплаты
— по строке 040 — сумму исчисленного НДФЛ со всей суммы отпускных с учетом доплаты	по строке 120 — срок перечисления налога (последняя дата месяца, когда выплачена доплата, с учетом переноса из-за выходных или праздников)
— по строке 070 — сумму удержанного НДФЛ с суммы отпускных, включая доплату	— по строке 130 — сумму фактически полученного дохода (доплаты), включая налог
	по строке 140 — сумму удержанного налога с доплаты по отпускным
Основание: письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483

Операция: Перерасчет отпускных в сторону уменьшения.

Как отражаем в расчете 6-НДФЛ:

Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ		Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ
Вариант 1	Сдать уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором уменьшена сумма отпускных. В разделе1 уточненного расчета указать итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных	Порядок отражения зависит от договоренностей с работником. Если переплату отпускных зачли в зарплату, то в периоде зачета отражается зарплата за минусом суммы переплаты отпускных.
Основание	Письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483; письмо УФНС России по Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940
Вариант 2	Уточненный расчет не представлять, расчеты регулируются в течение налогового периода. Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года, в нем отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета отпускных
Основание	Письма ФНС России от 13.10.2016 № БС-4-11/19483, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.	Законодательно вопрос не урегулирован, разъяснения контролирующих органов отсутствуют

Пример 2. Заполнение Расчета 6-НДФЛ при уменьшении суммы отпускных

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» начислило работнику отпускные в июне 2018 года в сумме 50 000 рублей. Исчислили, удержали и перечислили в бюджет НДФЛ в сумме 6 500 руб. Отпускные перечислены работнику 25.06.2018 года.

В июле 2018 года сделали перерасчет, в ходе которого выяснилось, что работнику переплатили отпускные. Реальная сумма отпускных должна была составить 45 000 рублей, НДФЛ с отпускных — 5 850 рублей Сумма переплаты составила 5 000 рублей, а излишне удержанный и перечисленный НДФЛ — 650 руб.

По письменному согласованию с работником сумма переплаты отпускных принимается в зачет заработной платы за июль 2018 года. Сумма начисленной зарплаты за июль составила 70 000 руб. С учетом переплаты зарплата составила 65 000 руб., а НДФЛ с этой суммы — 8 450 руб. Зарплата за июль 2018 года выплачена работнику 10.08.2018 года.

Порядок заполнения Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев приведем ниже.

Раздел 1.

• Строка 020 — 115 000 руб. (50 000 руб. 65 000 руб.)
• Строка 040 — 14 950 руб. (115 000 руб. х 13%)
• Строка 070 — 14 950 руб.

Раздел 2.

• Строка 100 — 31.07.2018
• Строка 110 — 10.08.2018
• Строка 130 — 13.08.2018
• Строка 130 — 65 000 руб.
• Строка 140 — 8450 руб.

Наталья Горбова , эксперт Контур.Школы , учебного центра компании СКБ Контур

Бывает так, что налоговому агенту приходится пересчитывать сумму ранее исчисленного НДФЛ. В каких случаях это происходит и как это отражается в Расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@), расскажем в нашей консультации.

Когда возможен перерасчет НДФЛ?

Перерасчет НДФЛ возможен как в силу ошибок в исчислении налога, так и по причине появления новой информации, которая ранее была недоступна. К примеру, из-за технической ошибки НДФЛ был исчислен неверно. Или в результате выплаты премии за прошлый год величина отпускных пересчитывается уже после того, как работник ушел в отпуск. Возможна и ситуация, когда НДФЛ необходимо пересчитать потому, что статус налогоплательщика изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Изменится ранее исчисленный НДФЛ и в случаях предоставления имущественного налогового вычета непосредственно работодателем.

Перерасчет НДФЛ из-за технической ошибки

Если налоговый агент неверно исчислил сумму НДФЛ вследствие технической ошибки, то ему необходимо внести изменения в ранее представленную форму 6-НДФЛ, подав уточненный Расчет. О том, как сдать корректирующую форму 6-НДФЛ, мы рассказывали в .

Перерасчет сумм отпускных

В этом случае в Разделе 1 Расчета нужно указать итоговую сумму отпускных (с учетом перерасчета), а также исчисленный с этой итоговой суммы НДФЛ (Письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248). К примеру, произведенный в июле 2016 года перерасчет суммы отпускных, начисленных в июне 2016 года, найдет свое отражение в Разделе 1 Расчета за 9 месяцев 2016 года, а доплата отпускных или их удержание, произведенные в июле 2016 года – в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г. Поскольку пересчет суммы отпускных не связан с выявлением ошибки за прошлый отчетный период, подавать уточенный Расчет налоговый агент не должен. Все корректировки он учитывает в форме 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором отпускные были пересчитаны.

Перерасчет НДФЛ при смене статуса физлица

Особенности перерасчета НДФЛ при смене налогового статуса физического лица с нерезидента на резидента будут зависеть от того, определен ли этот статус в текущем году окончательно (т. е. работник в этом календарном году пробыл на территории РФ 183 календарных дня или более (п. 2 ст. 207 НК РФ)). Если так, то НДФЛ, исчисленный с начала года по ставке 30%, подлежит пересчету по ставке 13% и зачету в счет подлежащего уплате налога этого физлица (Письма Минфина от 03.10.2013 № 03-04-05/41061 , от 15.11.2012 № 03-04-05/6-1301). При этом уточненный Расчет подаваться не будет. Перерасчет НДФЛ будет отражен в форме 6-НДФЛ того отчетного периода, в котором смена статуса произошла окончательно, а также в последующих периодах этого календарного года.

Если статус физлица стал «резидент», но этот статус в течение года еще может измениться, то пересчет НДФЛ с начала года не производится: начиная с месяца, в котором физлицо стало резидентом, его доходы облагаются по ставке 13%, а налог с доходов, полученных до «резидентства», не пересчитывается. Это означает, что в форме 6-НДФЛ такие доходы будут отражаться в двух Разделах 1 – со ставкой по строке 010 13% и ставкой 30% в зависимости от того, какой доход какой налоговой ставкой облагался.

Аналогичные правила действуют и при смене статуса физлица с резидента на нерезидента.

При этом если в текущем году производился перерасчет НДФЛ, например, со ставки 30% на ставку 13%, может возникнуть ситуация, что Раздел 1 Расчета, к примеру, за 1-ый квартал 2016 года, по строке 010 которого была указана ставка 30%, будет отсутствовать в Расчете за 9 месяцев 2016 года, когда все доходы будут облагаться уже по ставке 13%. Это будет связано с тем, что из-за окончательной смены статуса физлица у него не окажется доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ.

Перерасчет НДФЛ при получении имущественного налогового вычета

В случае, если налогоплательщик передал налоговому агенту (работодателю) Уведомление о праве на имущественный вычет (утв. Приказом ФНС от 14.01.2015 № ММВ-7-11/3@), этот вычет может быть предоставлен с начала того года, в котором Уведомление налоговым агентом было получено (п. 15 Обзора, утв. Президиумом ВС 21.10.2015). Следовательно, величина налогового вычета работника, не превышающая размер его дохода с начала года, будет отражена по строке 030 Расчета за тот отчетный период, в котором налоговый агент получил Уведомление. Соответственно, и сумма исчисленного налога по строке 040 будет рассчитана с учетом примененного вычета. Излишне удержанная сумма НДФЛ этого года, которая возвращена работнику его работодателем, будет отражена по строке 090 формы 6-НДФЛ.

Порядок взыскания и возврата НДФЛ регламентируется статьей 231 НК РФ. У налогоплательщиков возникает много вопросов, поэтому остановимся на наиболее распространенных случаях, а также дадим рекомендации, как отразить действия по перерасчету, взысканию и возврату НДФЛ в программах системы «1С:Предприятие 8».

Доначисление налога

Действующие правила взыскания НДФЛ не менялись. Следовательно, если налоговый агент по каким-либо причинам не удержал НДФЛ из доходов физического лица или удержал налог не полностью, то недостающие суммы нужно взыскать с налогоплательщика. Недоудержан налог может быть по следующим причинам:

• по ошибке, если предоставили лишний вычет или неверно указали код дохода;
• произошел перерасчет за прошлый период, и доход увеличился;
• физлицо утратило статус налогового резидента.

Если сотрудник продолжает работать, получать доходы, то после исправления ошибки, перерасчета или смены статуса при очередном расчете НДФЛ в учетных программах системы «1С:Предприятие 8» автоматически начислится и будет удержана недостающая сумма.

Если неуплата налога обнаружится, когда не будет возможности удержать налог (если сотрудник уволился, или окончился налоговый период), то взыскать НДФЛ организация не сможет. В пункте 5 статьи 226 НК РФ говорится, что при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета об этом и о сумме налога с помощью справки формы 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

Для этого необходимо в программе сформировать справку 2-НДФЛ в бумажном или электронном виде и отправить ее налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета. По случаям 2011 года выполнить это нужно не позднее 31 января 2012 года.

Возврат НДФЛ

Излишне начислен налог может быть по тем же причинам, что и недоначислен.

Общий порядок возврата и зачета излишне уплаченных и взысканных сумм налогов установлен и 79 НК РФ . Новой редакцией пункта 1 статьи 231 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2011) уточнены правила возврата НДФЛ физическому лицу, с которого налоговый агент по какой-либо причине излишне удержал налог.

Если причина излишне удержанного налога в изменившемся состоянии вычетов или доходов, то с начала текущего года налоговый агент обязан сообщать физлицу, у которого он ранее излишне удержал налог, о каждом таком факте в течение 10 рабочих дней со дня, когда это стало известно агенту. При этом указывается излишне удержанная сумма НДФЛ. Форма сообщения не регламентирована и может быть произвольной.

Излишне удержанная сумма налога подлежит возврату на основании письменного заявления налогоплательщика (абз. 1 ст. 231 НК РФ). Поэтому рекомендуем налоговым агентам (работодателям) в сообщение включить фразу о необходимости написания такого заявления. Также следует указать, что возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога возможен только в безналичной форме. Поэтому в заявлении налогоплательщика должен быть указан счет в банке, на который следует перечислить причитающиеся ему денежные средства.

Сообщение можно передать налогоплательщику или направить по почте.

Появившееся в прошлом году в НК РФ требование о своевременном информировании налогоплательщика об имеющейся переплате налога не сопровождается регламентом фиксирования факта обнаружения излишнего удержания НДФЛ из доходов налогоплательщика. Не предусмотрена и ответственность налогового агента за неинформирование налогоплательщика.

Получив от налогоплательщика заявление на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, работодатель решает, за счет каких средств она будет возвращаться. Возврат возможен за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по данному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых агент производит удержание налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Каким способом осуществить возврат, выбирается исходя из размера возвращаемого налога и установленного срока для его возврата. Налог агент должен вернуть налогоплательщику в течение трех месяцев со дня получения им соответствующего заявления налогоплательщика. Налоговому агенту с начала текущего года законодательно предоставлено право осуществлять возврат излишне уплаченного налога за счет собственных средств, не дожидаясь получения денежных средств от налогового органа (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ). Однако Минфин России неоднократно напоминал (письма Минфина России от 11.05.2010 № 03-04-06/9-94 , от 25.08.2009 № 03-04-06-01/222),что производить возврат НДФЛ нужно только за счет сумм налога, удержанных с выплат данного физлица.

Для того, чтобы осуществить возврат НДФЛ в «1С:Предприятии 8», нужно ввести в базу документ Возврат НДФЛ: Рабочий стол программы «1С:ЗУП 8» -> закладка Налоги и взносы -> Возврат НДФЛ (рис. 1).

Рис. 1

На основании проведенного документа следует произвести перечисление денег: Меню Действие -> На основании -> Зарплата к выплате (рис. 2).

Рис. 2

Но, обратите внимание, - ответственности за неинформирование об излишне удержанном налоге нет. К тому же и проинформированный сотрудник не обязан настаивать на возврате НДФЛ. Т. е. если сотрудник продолжает работать и заявления на возврат налога не предоставлял, то при очередных расчетах НДФЛ в программах «1С:Предприятие 8» автоматически излишне начисленная сумма будет зачитываться при исчислении НДФЛ. В НК РФ нет запрета для продолжения зачета излишне удержанного налога и в следующем налоговом периоде. Например, у сотрудника переплата НДФЛ обнаружилась уже в декабре. Такая ситуация будет в 2011 году у сотрудников, имеющих третьего ребенка или ребенка-инвалида. Напомним, что Федеральным законом от 21.11.2011 № 330-ФЗ увеличены стандартные вычеты по НДФЛ на детей задним числом, т. е. с 1 января 2011 года.

Если сотрудники подадут заявления и предоставят документы о том, что ребенок - инвалид или третий в семье, надо будет занести информацию об этих вычетах с 01.01.2011 (рис. 3). Воспользуйтесь Помощником редактирования вычетов на детей , чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей. Команды вызова Помощника на Рабочем столе программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Налоги и взносы .

Рис. 3

Если вычет на ребенка инвалида уже был заведен, то его величина изменится автоматически. У этих сотрудников возникнет переплата налога. Сотрудники могут не успеть или не захотеть подать заявление о возврате им НДФЛ. При передаче в ИФНС отчета 2-НДФЛ налоговый агент укажет там сумму переплаты. Налогоплательщик может не обращаться и в ИФНС за возвратом налога. Налоговый агент - организация, может и в 2012 году продолжать зачитывать суммы переплаты при расчете. Такой подход реализован в программах «1С:Предприятие 8».

Если обнаруживается переплата налога на доходы физических лиц, когда сотрудник уже не работает в организации, то налоговый агент сообщает о переплате налога по завершении налогового периода в отчете 2-НДФЛ в налоговый орган и извещает об этом налогоплательщика, а налогоплательщику за возвратом излишне удержанных сумм следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства.

Пересчет налогов при приобретении статуса резидента РФ

Возникает излишне удержанная сумма НДФЛ и в случае изменения статуса налогоплательщика с нерезидента на резидента РФ. Нерезидент оплачивал НДФЛ по ставке 30 %. После того как физическое лицо признано налоговым резидентом РФ, указанные доходы в соответствии с пунктом 1 статьи 224 НК РФ подлежат налогообложению по ставке 13 %.

До 2011 года такие переплаты подлежали возврату. Изменения законодательства ввели пользователей в заблуждение. Запрет на возврат переплаты НДФЛ, возникшей в связи с изменением статуса налогоплательщика не означает, что не надо пересчитывать налог по ставке 13 % и учитывать переплату при очередных начислениях.

Письма Минфина России от 12.08.2011 № 03-04-08/4-146 и ФНС России от 09.06.2011 № ЕД-4-3/9150 указывают, что налоговый агент осуществляет исчисление, удержание и уплату сумм НДФЛ в бюджетную систему РФ с учетом налогового статуса налогоплательщика, определяемого на каждую дату выплаты дохода. Определив на некоторую дату изменение статуса нерезидента на статус резидента, при расчете НДФЛ учитывает суммы, которые раньше начислились по ставке 30 %.

Пользователям программ системы «1С:Предприятие 8» в этом случае ничего не надо предпринимать. Достаточно указать только смену статуса налогоплательщика и перерасчет будет производиться автоматически при расчете НДФЛ.

Письмо Минфина России от 22.11.2010 № 03-04-06/6-273 указывает на два случая, в которых возврат налога может быть осуществлен только в ИФНС: смена статуса резидента РФ, имущественный вычет.

Если сотрудник обращается к работодателю за предоставлением имущественного налогового вычета не с первого месяца налогового периода, вычет предоставляется начиная с месяца обращения.

Возврат излишне удержанного налога может быть произведен налоговым органом при подаче налогоплательщиком в инспекцию налоговой декларации по итогам налогового периода.

Минфин в своих письмах неоднократно указывает, что те суммы налога, которые были удержаны в установленном порядке до получения обращения налогоплательщика о предоставлении имущественного налогового вычета и соответствующего подтверждения налогового органа, не являются «излишне удержанными».

Однако представители ФНС России в письме от 09.06.2011 № ЕД-4-3/9150 указывают, что возврат излишне удержанного налога при смене статуса резидента РФ может в течении этого налогового периода осуществляться налоговым агентом-работодателем.

В письме Минфина России от 28.09.2011 г. N 03-04-06/6-242 заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С. В. Разгулин отвечает, что указанное выше письмо ФНС является запросом в Минфин России, на который были даны соответствующие разъяснения. А письмо Минфина от 12.08.2011 № 03-04-08/4-146, которое вышло в ответ на запрос ФНС однозначно указывает, что в соответствии с пунктом 1.1 статьи 231 НК РФ, положения которого вступили в силу с 1 января 2011 г., возврат суммы налога на доходы физических лиц налогоплательщику в соответствии с приобретенным им статусом резидента РФ производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания). Возврат осуществляется при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде, в порядке, установленном статьей 78 НК РФ.

Таким образом, в случае приобретения сотрудником организации статуса налогового резидента Российской Федерации возврат суммы налога производится по итогу налогового периода налоговым органом.

Пользователям программ «1С:Предприятие 8» нужно только указать только дату смены статуса налогоплательщика и перерасчет будет производиться автоматически при расчете НДФЛ.